活動(dòng)執(zhí)行會(huì)場娛樂安排常見問題解答
發(fā)表于：2018/6/13 14:28:44來源：瀏覽次問: 表演什么時(shí)候開始? 是否需要一些時(shí)間來進(jìn)行排練?
答:北京活動(dòng)策劃公司會(huì)在合同里詳細(xì)說明演員應(yīng)該什么時(shí)候做好準(zhǔn)備以及什么時(shí)候上場。通常音樂表演或娛樂活動(dòng)最遲要安排在客人預(yù)計(jì)到達(dá)前15分鐘開始。
這樣，客人就不會(huì)遇到冷場。要向演員強(qiáng)調(diào)必須在客人到達(dá)之前做好準(zhǔn)備。要了解當(dāng)天他們在其他地方是否還有演出? 在兩場演出之間是否留出了充足的時(shí)間? 在為你進(jìn)行演出之后是否還要去趕場? 是否要去趕飛機(jī)?
有時(shí)，主要演員和特邀發(fā)言人也會(huì)面臨上述問題。
安排排練時(shí)間時(shí)，要考慮排練場地是否還有其他人在使用。樂隊(duì)開始進(jìn)行排練的時(shí)間是否和負(fù)責(zé)視聽設(shè)備的工作人員檢查音響效果的時(shí)間沖突? 排練時(shí)，雞尾酒會(huì)是否也在招待廳同時(shí)進(jìn)行? 在招待廳是否可以聽見排練的聲音? 是否需要把兩個(gè)地方的時(shí)間安排重新調(diào)整?
問: 活動(dòng)什么時(shí)候結(jié)束?
答: 介紹和講話超過計(jì)劃時(shí)間的幾率是多少? 或許需要預(yù)留出一小時(shí)的
機(jī)動(dòng)時(shí)間。
問: 如果活動(dòng)達(dá)到高潮，是否需要演藝人員延長演出時(shí)間?
答: 在某些地方，聚會(huì)活動(dòng)可以持續(xù)到凌晨1點(diǎn)，但是必須得到相關(guān)部門的批準(zhǔn)或者持有特許證。如果主辦方想要延長活動(dòng)時(shí)間，事到臨頭才去打點(diǎn)一切肯定來不及。了解延長演出時(shí)間需要支付的費(fèi)用。必須向樂隊(duì)講明，在接到通知前，不要拆走樂器設(shè)備。
問:設(shè)備的使用狀況如何?
答: 設(shè)備是精美的、粗劣的、還是年久失修的? 是否符合公司形象?
是否存在著這樣或那樣的問題? 是否有不雅的圖片或文字? 不要到活動(dòng)的當(dāng)天才猛然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量不過關(guān)。
問: 設(shè)備什么時(shí)候到? 安裝設(shè)備等準(zhǔn)備工作需要多長時(shí)間?
答: 了解運(yùn)送設(shè)備的方式，以便確定是否需要為卸車停車做出特殊的安排。是否聘用了工會(huì)工人、支付了工會(huì)費(fèi)用? 設(shè)備安裝是否戰(zhàn)時(shí)可以進(jìn)行?由誰來負(fù)責(zé)安裝工作一一是樂隊(duì)、會(huì)場，還是你方? 安裝樂器并進(jìn)行試音需要多長時(shí)間?
如果你所聘用的演藝人員以前從未在該場地演出過，那么安排他們和你一起做一次實(shí)地考察。是否有任何需要注意的問題，例如會(huì)場沒有電梯，只能走樓梯; 走廊過窄; 有些柱子或吊燈無法避開等2在進(jìn)行房間布置和餐桌擺放之前，樂器設(shè)備必須安裝到位。
設(shè)備安裝與會(huì)場內(nèi)進(jìn)行的其他工作如何協(xié)調(diào)? 先后次序如何安排?
問: 設(shè)備的裝卸是否有特殊要求?
答: 是否需要使用推車? 卸車時(shí)是否需要幫手? 如果酒店隸屬工會(huì)，這項(xiàng)工作就必須聘用工會(huì)的工人來做，要將這部分勞務(wù)費(fèi)計(jì)入預(yù)算，因?yàn)檫@部分費(fèi)用會(huì)影響到你的成本。需要租用什么設(shè)備? 支付哪些費(fèi)用? 誰有資質(zhì)使用租來的這些設(shè)備? 如果進(jìn)行房間布置，照明、視聽設(shè)備的安裝，娛樂節(jié)目的排練等工作的復(fù)雜系數(shù)高，那么可能需要支付給工會(huì)昂貴的費(fèi)用，有時(shí)會(huì)高達(dá)10萬美元，甚至更高。因此，必須對這些問題進(jìn)行全面徹底的調(diào)查了解，并將相關(guān)費(fèi)用計(jì)入預(yù)算。娛樂設(shè)備的搬運(yùn)是否需要使用貨用電梯? 是否需要預(yù)定貨用電梯的使用時(shí)間? 所搬運(yùn)物品的尺寸與重量是多少? 如果要搬運(yùn)鋼琴，貨用電梯是否裝得下? 是否需要鋼琴調(diào)音器?如果舉辦夢幻冰城主題活動(dòng)，而為其準(zhǔn)備的其中一件樂器是可以自動(dòng)演奏的冰鋼琴，應(yīng)該如何搬運(yùn)? 如何保證鋼琴在搬運(yùn)、展示或演奏的過程中一直完好無損，不出現(xiàn)任何故障? 要了解娛樂設(shè)備所有需要注意的問題，以確保在搬運(yùn)過程中不出現(xiàn)任何意外。
問:舞臺(tái)上是否擺有帶有公司標(biāo)志的物品?
答: 向經(jīng)紀(jì)人咨詢并復(fù)查合同。如果舞臺(tái)上擺有公司的產(chǎn)品，某些明星可能會(huì)拒絕登臺(tái)，因?yàn)檫@樣看起來好像是在為該產(chǎn)品做代言。因此，必須得到對方的書面同意，或者使產(chǎn)品的展臺(tái)與表演的舞臺(tái)分隔開來。
問: 是否需要化妝間?
答：所需要化妝間的數(shù)量與大小各是多少? 是否有特殊要求，例如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲(chǔ)物間或茶點(diǎn)等?在一次奧斯卡頒獎(jiǎng)晚會(huì)上，一位藝人將腰部以上的部分都涂成了金色，活動(dòng)結(jié)束后他需要卸妝。因此對這類情況必須提前了解并做出安排。由誰負(fù)責(zé)處理此事? 如何處理?
如果娛樂節(jié)目里有動(dòng)物表演——例如在叢林主題活動(dòng)中，那么會(huì)場方應(yīng)該如何照管動(dòng)物并確保表演方和動(dòng)物和客人的安全? 在活動(dòng)中能見到活生生的小象或小老虎確實(shí)令人興奮，但是動(dòng)物的喂食、飲水等問題以及其他特殊需求應(yīng)該如何處理?燈光的溫度應(yīng)該控制在多少度? 是否需要為動(dòng)物增加防護(hù)措施以免受到人為傷害?是否需要為客人增加防護(hù)措施以免受到動(dòng)物的攻擊?如果小老虎逃跑到客人當(dāng)中應(yīng)該采取什么措施? 誰負(fù)責(zé)清掃工作?
問: 是否需要給表演人員提供工作餐和茶點(diǎn)? 他們和客人一起用餐，還是單獨(dú)就餐?
答，如果表演人員在化妝間里用餐或用茶點(diǎn)，那么要在化妝間里配置用餐的桌特。演員的用餐時(shí)間通常較晚，因此要選擇不易變質(zhì)的食物。此外，在進(jìn)行清理工作之前，必須確保演員已經(jīng)用過餐。
在某次大型籌款活動(dòng)中，演藝人員還沒來得及用餐，食物就被清理了。由于舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)是在會(huì)展中心而非酒店，因此很難再提供新的飯菜。最后他們只能吃一些餐前小吃和涼菜。演員盡心盡力地演出，作為回報(bào)，你應(yīng)該為他們提供最佳的服務(wù)來表達(dá)你對他們的敬意和感激。為演員提供最佳的服務(wù)是聘請演員的先決條件，絕不允許忽略，要在合同的附加條款里清楚地列出。指派專人負(fù)責(zé)演員的飲食等事項(xiàng)。
問: 如果為演員提供用餐，最好是在什么時(shí)間? 是否有特殊需求?
答: 有些演員不習(xí)慣在演出前用餐，因此要了解他們是否有任何特殊要求，并指派專人負(fù)責(zé)處理這方面的問題。在一次大型籌款活動(dòng)中，有一位明星一直都沒有用餐。原來他是一位素食主義者，而活動(dòng)中所提供的都是油葷食物。在了解了他的特殊要求之后，員工為他準(zhǔn)備了合適的飯菜。這些問題本應(yīng)該早在活動(dòng)之前就了解清楚，并進(jìn)行妥善處理。演員的用餐不一定要和客人的相同。
問:樂隊(duì)、模特或其他表演人員是否可以像客人一樣隨時(shí)享用酒水飲料或者活動(dòng)所提供的其他服務(wù)?
答:活動(dòng)中關(guān)于著裝和舉止方面的要求必須向簽約演員交代清楚。
要明確演員是否可以乎用活動(dòng)提供的煙酒招待。演員是否也屬于受邀的客人？
可以邀請你的表演人員參加活動(dòng)。如果娛樂表演是活動(dòng)的主題，或許你會(huì)巡請演員在演出結(jié)束后和客人一起參加活動(dòng)。例如舉辦戲劇欣賞晚會(huì)，可以邀請劇中的部分演員來參加你在演出之后所安排的活動(dòng)。
如果活動(dòng)的地點(diǎn)離劇院較遠(yuǎn)，要安排專人負(fù)責(zé)接送演員如果他們接受邀請，則
需要提前了解有哪些特殊要求需要注意。演員可能需要卸裝和換衣服的時(shí)間，因此在活動(dòng)開始前要預(yù)留出一定的時(shí)間。
問: 如何安排樂隊(duì)的休息時(shí)間?
答: 提前計(jì)劃出樂隊(duì)的休息時(shí)間。該休息時(shí)間是否要和活動(dòng)的時(shí)間安排協(xié)調(diào)一致? 為了保證演奏的持續(xù)性，是安排樂隊(duì)成員錯(cuò)開休息時(shí)間，還是在樂隊(duì)休息時(shí)播放錄音帶? 如果選擇在樂隊(duì)休息時(shí)播放錄音帶，那么需要播放樂隊(duì)自己的樂曲，還是低調(diào)的背景音樂?
問: 是否有不宜演奏的歌曲?
答: 了解樂隊(duì)的全部歌曲，制訂活動(dòng)中演奏的曲目表，之后再進(jìn)行核查。要記住，你是顧客，而顧客就是上帝。如果對方堅(jiān)持演奏一些歌詞或曲調(diào)與活動(dòng)不合宜的歌曲，那么終止合作關(guān)系。無須去遷就那些自大狂。
小貼士
讓表演人員進(jìn)行試演。爭取到這些演員的演出現(xiàn)場了解情況，注意這些演員和觀眾的互動(dòng)方式。許多藝人都能提供演唱的光碟，而有一點(diǎn)必須確定，而且必須在合同中注明，即活動(dòng)當(dāng)日進(jìn)行表演的藝人和你事先看到的光碟里的表演者必須是同一人。樂隊(duì)成員如果不是原班人馬，演出的質(zhì)量可能會(huì)受到影響。
問: 是否為演藝人員投保? 是否為演出設(shè)備投保?
答: 了解演藝人員投保的險(xiǎn)種。要為設(shè)備或會(huì)場可能造成的損壞投保。是否還有其他情況需要投保? 會(huì)場方面都有哪些條款?
問: 在演出方面還有什么其他費(fèi)用需要計(jì)入預(yù)算？
答: 有一些問題不能不考慮，例如涉及美國作由家、作家與出版商協(xié)會(huì)、美國廣播音樂協(xié)會(huì)、加拿大作曲家、作家與音樂出版協(xié)會(huì)的版稅與版權(quán)，用電、排練、加班、演員返場、工作餐以及演員合同中附加條款中的一些款項(xiàng)和條件。附加條款中會(huì)包括空運(yùn)、食宿、設(shè)備運(yùn)輸、化妝間、設(shè)備租用、入駐會(huì)場、安裝、排練以及其他相關(guān)條款。所有這些條款都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用，必須計(jì)入預(yù)算。
所收到的報(bào)價(jià)中是否包含運(yùn)費(fèi)?其中設(shè)備運(yùn)輸是否涉及船運(yùn)? 用電需要多大功率? 使用活動(dòng)會(huì)場自帶的音響系統(tǒng)還是使用自已的設(shè)備? 是否需要各用發(fā)電機(jī)? 活動(dòng)會(huì)場的電力是否足以滿足活動(dòng)的所有需要? 不要只考慮娛樂活動(dòng)的用電需求，也要考慮其他所有可能用電的情況�；顒�(dòng)房間和會(huì)場內(nèi)是否還有其他活動(dòng)舉行?
需要為演員提供什么設(shè)備? 如果娛樂活動(dòng)請來的是音樂節(jié)目主持人，舞臺(tái)上是否需要擺放桌椅? 是否有足夠的電源插座和加長電線? 如何根據(jù)會(huì)場中原有插座的位置來設(shè)置所需設(shè)備? 如何避免電線和插座絆倒客人?在做預(yù)算之前要清楚地了解與演員和活動(dòng)會(huì)場所簽訂的合同中都包含哪些條款和要求，以便將必要的費(fèi)用列入預(yù)算。
問: 服裝方面有什么要求? 演員是否得到了通知?
答: 演員應(yīng)該如何著裝? 他們是身穿演出服前來，還是到達(dá)后再換演出服?如果他們使用了人體彩繪或者化妝面積較大，是否需要單獨(dú)的盥洗間? 化妝問是否需要采取安保措施? 是否需要上鎖? 是否需要儲(chǔ)物間?
問：一旦發(fā)生緊急情況，是否有聯(lián)系演員或演員公司與經(jīng)紀(jì)人的固定電話和手機(jī)號(hào)?
答：必須知道上這人員的電話、手機(jī)號(hào)。如果在活動(dòng)當(dāng)天出現(xiàn)了意外情況，應(yīng)該能夠知道去找誰、到哪里去找、如何最快找到。演員的演出通常在晚上，因此難以在早晨聯(lián)系到他們(他們那時(shí)可能在睡覺)。
問: 如何處理客人的要求?
答:在處理客人的要求時(shí)必須考慮到各各方面的情況。例如，為了方便客人在招待會(huì)上互相結(jié)識(shí)與交談，你專門安排了低緩的爵士樂，但是有客人要求聽點(diǎn)別利的(如硬派搖滾)，那么你希望主持人如何處理?
改換音樂將會(huì)改變整個(gè)晚會(huì)的基調(diào)，之后再想回到原來預(yù)期的氛圍則并非易事。
